Beurs Eigen Huis
Maatwerk portaal met rolgebaseerde toegang voor drie gebruikerstypen en geautomatiseerde communicatie.
De uitdaging
Beurs Eigen Huis organiseert grote beurzen maar had geen centrale plek waar exposanten alle benodigde informatie en tools konden vinden. Alles ging via e-mail en losse documenten. Nieuwe exposanten kregen dezelfde generieke welkomstmail zonder context, zonder uitleg over wat ze konden doen.
De wens was één overzichtelijke omgeving waar exposanten zelfstandig konden werken, zonder de organisatie steeds te hoeven benaderen. Maar ook bezoekers en vrijkaarthouders moesten hun eigen plek krijgen.
Wat we hebben gebouwd
Beveiligd portaal met drie gebruikersrollen
Exposanten, reguliere bezoekers en vrijkaarthouders krijgen elk hun eigen dashboard met relevante functionaliteit. Geen overbodige informatie, alleen wat relevant is voor die gebruiker.
Exposantendashboard
Toegang tot de jaarbeurs webshop, logistiek handboek, vrijkaarten, promotiemateriaal, op/afbouwpas, checklist, deadlines, FAQ's en profielbeheer. Alles op één plek.
Geautomatiseerde rolgebaseerde welkomstmails
Een custom Drupal module detecteert bij aanmaken welke rol een gebruiker heeft en stuurt automatisch de juiste welkomstmail. Exposanten krijgen uitleg over het portaal, vrijkaarthouders krijgen instructies voor hun uitnodigingen.
Herbruikbaar per evenement
Het portaal wordt bij elk nieuw evenement opnieuw ingezet. Een duurzame oplossing die elke beurs weer zijn werk doet zonder opnieuw te hoeven bouwen.
"Nieuwe exposant aangemaakt? Die krijgt direct de juiste welkomstmail, zonder dat iemand van de organisatie er iets voor hoeft te doen."
De aanpak
De Drupal omgeving was al opgezet door een ander bureau. Binnen die bestaande omgeving heb ik het exposantenportaal volledig zelf ontwikkeld, inclusief het rolgebaseerde rechtensysteem en de custom welkomstmail module. Die betrokkenheid groeide door naar bredere ondersteuning en op dit moment loopt de volledige overdracht van beheer en doorontwikkeling naar Stolarek.
Resultaat
Exposanten hebben alles op één plek. Nieuwe gebruikers krijgen direct de juiste informatie zonder handmatig ingrijpen van de organisatie. De communicatie is geautomatiseerd en de organisatie heeft meer controle over wie wat ziet.
Het portaal wordt bij elk nieuw evenement opnieuw ingezet. Wat begon als een losse opdracht is uitgegroeid tot een volledige samenwerkingsrelatie, waarbij ook maatwerk landingspagina's worden gebouwd en de volledige overname van beheer en doorontwikkeling naar Stolarek loopt.
Website
beurseigenhuis.nl →Techniek
Samenwerking
Vaste klant, portaal actief bij elk evenement
Een project
in gedachten?
Neem contact opVolgend project
droomhuis→